Künftig auch in Erbschafts- und Grundbuchangelegenheiten
Die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel ist aus den Notariaten nicht mehr wegzudenken. Die sichere elektronische Kommunikation beschleunigt die Amtsgeschäfte der Notare, ermöglicht tagesaktuelle Registerrecherchen und wird demnächst auch auf Erbschaftsangelegenheiten erweitert. „Neben die klassische Beratungs-, Beurkundungs- und Beglaubigungstätigkeit ist im letzten Jahrzehnt ein neues Aufgabenfeld für die Notare getreten“, stellt Dr. Steffen Breßler von der Notarkammer Koblenz fest.
Wie die Anmeldungen, so erfolgen auch die Abfragen bei den Registern heutzutage elektronisch. Der Notar kann auf die relevanten Daten des Grundbuchs und des Handelsregisters für den zu beurkundenden Vertrag tagesaktuell unmittelbar zugreifen. Damit kann er beispielsweise prüfen, ob der Verkäufer tatsächlich noch als Eigentümer des zu veräußernden Hausgrundstücks eingetragen ist, in welcher Höhe aktuell Grundschulden oder Hypotheken auf dem Objekt lasten und ob die am Tag der Beurkundung für eine Gesellschaft auftretenden Personen auch tatsächlich zum Abschluss des Vertrages befugt sind.
Die Notare übertragen heutzutage auch alle Anmeldungen zum Handelsregister auf elektronischem Weg an die zuständigen Gerichte. Der von den Notaren versandte elektronische Datensatz ist mit dem Registergericht abgestimmt. Einer erneuten Erfassung der Daten durch die Gerichte bedarf es nicht mehr. Die Eintragungszeiten bei den Registergerichten haben sich infolge der technischen Zusammenarbeit mit den Notaren erheblich vermindert. Für die Beteiligten hat dies den Vorteil, dass gerade eilbedürftige Eintragungen und Änderungen, wie beispielsweise bei Unternehmensgründungen, Umstrukturierungen oder Vertreterwechseln umgehend an das Register weitergemeldet und von diesem in kürzester Zeit bearbeitet werden können.
„An die elektronische Kommunikation der Notare werden höchste Ansprüche hinsichtlich der Sicherheit und Authentizität gestellt“, betont Breßler. Mittels eigens hierfür entwickelter Software und einer persönlichen Signaturkarte schafft der Notar elektronisch beglaubigte Abschriften von Papierurkunden. Diese mit der individuellen elektronischen Signatur des Notars versehenen elektronischen Dokumente sowie die im Notariat erstellten Datensätze übermittelt der Notar verschlüsselt über ein justizeigenes Nachrichtensystem, „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP) genannt, an die Gerichte.
„So gut die Kollegen auch mit ihren neuen Aufgaben zu Recht kommen, die Papierurkunde mit der Unterschrift der Beteiligten und dem Siegel des Notars hat aber keineswegs ausgedient. Sie wird jedoch unter Nutzung der modernen elektronischen Möglichkeiten zeitgemäß und wirkungsvoll ergänzt. Die Bedeutung der elektronischen Kommunikation in den Notariaten wird noch weiter zunehmen“, prophezeit Breßler. Derzeit wird in mehreren Bundesländern mit der Erprobung des elektronischen Grundbuchverfahrens nach dem Vorbild des elektronischen Handelsregisters begonnen. Die Notare können dann auch die für die Grundbucheintragung erforderlichen Dokumente auf elektronischem Weg an die Grundbuchämter übermitteln.
Eine weitere Neuerung ist von Bundestag und Bundesrat unlängst beschlossen worden: Zum 1. Januar 2012 wird bei der Bundesnotarkammer ein Zentrales Testamentsregister eingeführt. Dorthin werden alle ab diesem Zeitpunkt unter notarieller Mitwirkung erstellten erbfolgerelevanten Urkunden durch die Notare elektronisch gemeldet. Damit wird die herkömmliche Registrierung der Testamente bei den lokalen Standesämtern in Karteiform ersetzt. Der Inhalt des Testaments wird allerdings nicht gespeichert und zu Lebzeiten des Erblassers ist eine Anfrage nur mit seiner Zustimmung möglich. Damit ist sichergestellt, dass niemand gegen den Willen des Testierenden etwas von der Errichtung des Testaments erfährt. Nach dem Tod des Erblassers informiert das zentrale Testamentsregister dann das Nachlassgericht über das Vorhandensein letztwilliger Verfügungen. „Durch dieses neue elektronisch gestützte System ist es bei notariellen Testamenten gesichert, dass der letzte Wille des Erblassers auch schnell aufgefunden werden kann und damit Beachtung findet“, erläutert Breßler.
