Die elektronische Präsenzurkunde als Meilenstein der Digitalisierung des Notariats

„Die Einführung der elektronischen Präsenzbeurkundung bedeutet einen zentralen Schritt für die Digitalisierung des Notariats. Eine elektronisch errichtete Urkunde ermöglicht die medienbruchfreie Weiterverarbeitung und beschleunigt das Verfahren. So können Notarbüros, Gerichte sowie weitere Urkundenstellen entlastet werden“, sagt Clemens Neuschwender, Geschäftsführer der Notarkammer Pfalz.

Elektronische Niederschrift im Rahmen der Präsenzbeurkundung

Die Einführung der notariellen Online-Verfahren im Jahr 2022 hat erstmals die Errichtung einer – nicht papiergebundenen – elektronischen Niederschrift ermöglicht. Die positiven Erfahrungen mit der Errichtung elektronischer Niederschriften werden nun auf Präsenzbeurkundungen ausgeweitet. Bislang war es im Präsenzverfahren zwingend notwendig, dass eine Urkunde nach elektronischer Vorbereitung des Urkundsentwurfs ausgedruckt und im Rahmen der Beurkundung von sämtlichen Beteiligten eigenhändig in Papierform unterschrieben wird, bevor sie zur Verwahrung und zum weiteren Vollzug der Urkunde wieder eingescannt wird. „Die Vermeidung von Medienbrüchen ist ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung des Notariats. Errichtet eine Notarin oder ein Notar eine elektronische Präsenzurkunde, so kann diese ohne analoge Zwischenschritte an die Registergerichte oder die Grundbuchämter für den weiteren Vollzug übersandt werden. Damit beschleunigen wir Prozesse und tragen nachhaltig zur Digitalisierung des Notariats und der Justiz bei“, hebt Neuschwender die wesentlichen Vorteile der elektronischen Präsenzbeurkundung hervor. Während der Anwendungsbereich der notariellen Online-Verfahren derzeit auf gesellschaftsrechtliche Angelegenheiten beschränkt ist, ist die elektronische Präsenzbeurkundung für fast alle Urkundsgeschäfte möglich. Lediglich Verfügungen von Todes wegen wie Testamente oder Erbverträge müssen weiterhin auf herkömmliche papiergebundene Weise errichtet werden, da die Verwahrung durch die Nachlassgerichte derzeit papiergebundene Urkunden erfordert.

Die eigenhändige elektronische Unterschrift

„Die Beteiligten brauchen vor der elektronischen Präsenzbeurkundung keine Sorge zu haben, technisches Vorverständnis ist insoweit keinesfalls erforderlich“, betont Neuschwender. „Auch geht der persönliche Kontakt zur Notarin bzw. zum Notar durch die elektronische Präsenzbeurkundung nicht verloren. Die Beurkundung selbst unterscheidet sich nicht vom herkömmlichen Verfahren, insbesondere können Fragen und Änderungswünsche wie gewohnt persönlich mit der Notarin oder dem Notar besprochen werden.“ Lediglich der Vorgang des Unterschreibens durch die Beteiligten und die Notarin oder den Notar verändert sich, indem die Beteiligten die Unterschrift in Gegenwart der Notarin bzw. des Notars eigenhändig auf einem Unterschriftenpad leisten und die Notarin oder der Notar anschließend die elektronische Niederschrift qualifiziert elektronisch signiert. Auf diese Weise wird eine sogenannte originär elektronische Urkunde erzeugt.

Entwicklung des Signatursystems durch die Bundesnotarkammer

Die Bundesnotarkammer begleitet die Einführung der elektronischen Präsenzurkunde in technischer Hinsicht und stellt die erforderliche Signaturanwendung bereit, die speziell für die elektronische Präsenzbeurkundung entwickelt wurde. „Durch die Beteiligung der Bundesnotarkammer ist gewährleistet, dass die hohen Anforderungen an Vertraulichkeit, Integrität und Neutralität gewahrt werden. Insbesondere ist sichergestellt, dass private Dritte keinen Zugriff auf die sensiblen Inhalte der Verfahren haben“, bestätigt Neuschwender.

Der Weg zum digitalen Notariat

Neben der Einführung der elektronischen Präsenzurkunde strebt die Bundesnotarkammer mit weiteren Vorhaben die umfassende Digitalisierung des Notariats an. Mit dem elektronischen Notar-Verwaltungsaustausch (eNoVA) wird die Kommunikation von Notarinnen und Notaren mit öffentlichen Stellen bei der Abwicklung von Immobilienverträgen künftig vollumfänglich digitalisiert. Bereits jetzt können Mitteilungen an den Gutachterausschuss sowie die elektronische Veräußerungsanzeige an teilnehmende Finanzämter elektronisch übermittelt werden. Perspektivisch soll eNoVA auch für weitere Vollzugsschritte (insbesondere weitere steuerliche Mitteilungspflichten, Vorkaufsrechtsanfragen sowie Genehmigungsanträge an Gerichte und Behörden) zur Verfügung stehen. „Dank der elektronischen Präsenzbeurkundung lassen sich Verfahren beschleunigen und zugleich nachhaltig und ressourcenschonend gestalten. Davon profitieren alle Beteiligten!“, freut sich Neuschwender.